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            文秘专业技术知识题库

            文章分类:礼仪知识 - 其他礼仪 发表时间:2017-4-23 8:40:15

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            文秘专业技术知识题库

            公文基础知识复习题

            1. 《党政机关公文处理工作条例》规定现行的党的机关公文种类为多少种?

            答:共计15种。(1)决议;(2)决定;(3)命令(令);(4)公报;(5)公告;(6)通告;(7)意见;(8)通知;(9)通报;(10) 报告;(11)请示;(12)批复;(13) 议案;(14) 函;(15)会议纪要。

            2. 简述公文的特点?

            答:⑴公文是由法定的作者制成和发布的。法定的作者是公文与其它著作、文章等在来源上和出处上的不同。 ⑵有法定的权威和效力。作为机关的喉舌,代表机关发言。 ⑶公文有特定的体式并需经过一定的处理程序。公文的制发和处理须经过一定的程序,任何人不得擅自处理。 ⑷公文有现实执行效用。从一份文件来说,都有它的特定效用,代表它的制发机关赋予它的具体使命。

            3. 简述公文的作用?

            答:⑴指导工作,传达意图 ⑵联系工作,交流信息 ⑶总结工作,推广经验 ⑷请示工作,答复问题 ⑸记载工作,积累史料

            4. 简述企业信息的写作特点?

            答:就写作而言,其特点和要求集中起来8个字:?简练、具体、精确、明白。?简练——言简意赅、开门见山、直截了当;具体——就是用事实说话;精确——就是在撰写信息中,对事实的性质、程度、空间、时间及前因后果等叙述必须准确无误,不能含糊其词,不能模棱两可,不能夸大也不能缩小;明白——通俗易懂,浅显明白。

            5. 简述会前准备工作有哪些?

            答:(1)组织会务班子,明确工作职责。(2)发出会议通知。(3)印制会议日程,编排好会议程序,制定注意事项。

            (4)大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。印制会议凭证。(5)会场布臵。(6)后勤服务工作。

            6. 公文标题拟制混乱有各种表现?

            答:主要是:⑴表意不清;⑵随意省略;⑶题目过长;⑷事由不当。

            7. 调查研究应注意哪些事项?

            答:要有正确的指导思想;要强化实事求是、开拓创新的意识;要有满腔热忱、眼睛向下的决心;要坚持正确的组织原则,加强组织纪律性。

            8. 消息的写作特点有哪些?

            答:内容真实,事实准确;内容新鲜,有新闻价值;迅速及时,有时效性;简明扼要,篇幅短小;基本表达方法是叙述。

            9.公文写作的一般步骤和方法是什么?

            答:(1)明确发文主旨。任何一份公文都是根据机关工作的实际需要来撰写的,一份公文的主旨体现机关领导意图和发文目的,它是公文的灵魂和统帅。主旨通常包括:①公文的中心内容是什么。②根据公文的内容,准备采用何种公文名称。③要明确公文发送范围和阅读对象。(2)收集有关材料。明确发文的主旨后,就可以围绕发文主旨来收集有关材料,进行一定的调查研究工作,这项工作的主要内容有:①收集、阅读和研究有关的文件材料。②深入下去,收集有关的实际材料。收集材料和调查研究是一个充分酝酿和进行构思的过程。不仅可使基本观点逐步深化和成熟,而且还可以收集到一些典型材料及有关的统计数据等,为文件的撰写打下一个比较坚实的基础。材料的收集必须做到:真实、典型、适用、时效。真实是材料的生命;选取的材料如果不典型,就不具有代表性和说服力;适用性和时效性则更是公文具有为反映和解决现实问题,指导工作的价值之所在。(3)拟出写作提纲。材料收集起来以后,对一些篇幅比较长的公文来说,还要拟写出一个写作提纲,对公文的结构先有一个通盘考虑,全面安排,将公文的主要背景、轮廓勾画出来,进行具体的起草工作。(4)认真起草正文。有一份好的写作提纲,就可以进行公文的起草工作了。首先是起草正文,正文的起草是公文撰写的重要步骤,应当注意以下问题:①把握好公文主题,选好用好材料。②观点正确,情况确实。③内容诊及的有关部门要经过会商,取得一致意见;④文字表述要简练,交代问题要清楚。(5)反复检查修改。公文是指导性、规定性和实用性都很强的一种书面材料,它要求表述表达准确、逻辑严密、行文流畅,更要不断修改,才能写出好的公文来。公文的修改,从主题思想到标点符号都要反复斟酌;主要有:①关于主题的修改。②关于观点的修改。③关于材料的修改。④关于结构的修改。⑤关于语官的修改。

            10.论点,论据,论证三者的关系?

            答:论点、论据、论证三者之间的关系可以这样来表述:论点是统帅,回答?要证明什么?的问题,论据是基础,回答?用什么证明?的问题;而论证则是沟通工者之间的桥梁,回答:?如何证明?的问题。在公文写作中,只有把论证的桥梁铺设得科学、严密,才能赋予论证以强大的逻辑力量。

            11、公文的行文部分包括什么?

            答:公文的行文部分包括公文标题、题注、主送机关、正文、无正文说明、附件说明、发文机关署名、成文日期、机关印章与领导人签署、注释及特殊要求说明等项。

            12. 简述公文的行文方向与关系?

            答:根据机关之间的不同的行文关系,可以将机关的行文分为上行、下行和平行三个方向,并根据机关工作的需要分为三种行文方式:(1)下行文。下行文是指上级领导机关或业务主管部门对所属下级机关或业务部门的一种行文。根据发文的不同目的和要求,下行文可分为三种行文方式:①逐级下行文。逐级下行文,就是指采取逐级下达或者只对直属下级机关下达的一种行文方式。②多级下行文。多级下行文,就是指党政领导机关根据工作需要,同时下达几

            级机关的一种行文方式。③直达基层组织和群众的下行文。这种下行文是指党政领导机关直接发到最基层的党政组织或者直接传达到人民群众的一种行文方式。(2)上行文。上行文是指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管部门的一种行灾。根据发文机关的实际工作需要,上行文又可以分为三种行文方式。①逐级上行文。逐级上行文就是指下级机关直接向所属上级领导机关的一种行文方式。这是上行文中最基本、员常用的一种方式。②多级上行文是指下级机关同时向自己的直属上级机关和更高级的上级领导机关的一种行文方式。③越级上行文。越级上行文就是指在非常必要的时候,下级机关可以越过自己的直接上级领导机关,向更高一级的领导机关直至中央的一种行文方式。

            (3)平行文是指同级机关,或者不相隶屑的,没有领导与指导关系的机关、部门、单位之间的一种行文。

            13. 领导讲话稿应忌戒什么?

            答:主要的可以概括这么三条:一是忌?平?。平?,即平淡,观点平淡,语言平淡,通篇一般化,使人听后感到没有解决什么问题。二是忌?空?。?空?,即空话、套话太多,或只有观点,没有论证;或只有原则要求,没有具体要求、具体措施,没有可操作性。三是戒?长?。长?即动辄洋洋万言,啰里啰嗦,拖泥带水,短话长说。

            14.调查报告的前言主要介绍哪些内容?

            答:前言是陈述调查材料之前的说明,可以介绍调查对象,介绍调查的目的和过程,也可以阐述调查的意义,甚至可以点明调查的结论。具体写什么,没有一定的规定,视调查的性质和报告的写法而定。

            15.调查报告的作用和特点?

            答:调查报告的作用,主要是提供真实的社会情况,为制定政策、宣扬先进、揭露黑暗、解决工作中的疑难问题服务。调查报告有两个主要的特点:(1)针对性强:即调查报告写作的目的很明确,都是针对一定的现实问题写的,或者是回答社会普遍关注的某个问,或者是为制定法律法规提供社会情况,或者是为裁定某个案件的性质提供事实根据,等等。凡是与要解决的问题有关的重要材料都要纳入报告,凡是与该问题无关的材料都要摈弃。(2)纪实性强:调查报告的主要任务是提供与要解决的问题有关的事实,是真实的、确凿的材料。至于怎样看待这些材料,从材料中可以得出什么结论,调查报告作者研以提出自己的看法,供有关人员参考,也可以完全不提看法,让有关人员自己根据事实去作结论。

            16.总结的主要作用和特点?

            答:下情上达、提高自身。(1)下级机关做了哪些工作,取得了什么成绩,还存在什么问题,有什么经验教训,总结之后及时报告上级,是上级掌握全局动态的需要,也有利于加强上级对下级的指导。(2)机关团体作了工作,领导层和群众共同进行总结,把感性认识上升到理性认识,就能大力促进自身素质的提高。自身素质提高了,工作质量、工作效率就随之提高。总结的特点:回顾性、经验性。(1)总结的内容是回顾已做过的工作。在总结的时间段内,做了多少就写多少,不能无中生有,不能夸张掺假。(2)总结的目的不仅仅在回顾已做过的工作,还在于感性认识上升到理性的高度,从具体工作中引出经验教训;以便为以后的工作提供借鉴。

            17. 公文的发文闭合程序?

            答:主要程序依次为:拟稿—核稿—签发—印发—归档。1、拟稿。拟写公文时,首先由矿分管领导指定主办单位(对文稿内容、质量负责),按照领导意图和要求拟写初稿;经矿分管领导初审签字后,交办公室进行核稿。未经分管领导审签的,办公室不予核稿。拟稿必须做到实事求是、重点突出、观点鲜明、条理清楚、层次分明、表达准确、文种合理。2、核稿。初稿拟定后,应交办公室进行核稿。主要审核内容是否符合矿党委、矿行政的要求和上级有关指示精神,是否符合国家政策法规、上级部门和矿有关规章制度,语法文字是否规范,格式是否符合要求,文种及标题是否合适等。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符、不具备发文要求的文稿,将退回主办单位重新拟稿。

            3、签发。凡涉及矿井重大事项、制度、规定、决定、请示、报告等需要会签的公文,经办公室审查修改后,必须填写发文稿纸,呈送矿分管领导审核会签,最后经矿长、党委书记签批后,方可印发。4、印发。打印文件时,应先打出样稿,经与原稿校对,确认无误后,方可按要求的份数打印。发出文件前,必须填写《发文登记表》,收件人必须签字。

            5、归档。对打印下发的公文,办公室要及时进行归档,妥善保管,备案检查。

            18、常见文种的定义?

            答:(1)决定。用于对重要事项作出决策和安排。在写作要求上,要庄重严谨,言简意赅,格式规范;论述内容上,要分析透彻,评价准确,要求明确;措施要求上,要逻辑严密,具体实在,可操作性强。(2)通知。用于发布企业规章、人事任免、传达上级机关的指示、转发上级机关公文、批转下级机关公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。要做到重点突出,说明情况,条理清晰,简明扼要,通俗易懂,力求简短,力戒冗长。

            (3)通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。要做到朴实,简洁明快,言之有据,切忌夸张渲染,无论是表扬还是批评,都要以严肃认真、实事求是的态度核准事实,观点要鲜明,是非要分明,情况要清晰,不能含糊其辞。(4)报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议和答复上级机关的询问。工作报告一般结构是工作开展情况、主要做法或经验、存在的问题和不足、今后工作的意见(打算)和措施。报告应以反映情况为主,反映情况要真实、不浮夸,分析问题要客观、不片面,经验总结要有条理、实情准确,措施打算要具体、目标明确。

            (5)请示。用于向上级机关请求批示、批准。一般结构为说明请示的事由,以及事由的必要性和可行性。需上级解决的问题,事由要条理清晰,理由充分;请示事项要有明确意见,合情合理,不能含糊不清。但不得越级请示、平级请示或多头请示,严格做到?一事一请示?。(6)意见。用于对重要问题提出见解和处理办法。起草意见必须具有较强的指导性、针对性。对情况说明应真实准确、简明扼要;对存在问题的表述要一语中的,抓住要害,删繁就简;对解决的办法和采取的措施要贴近实际,做到切实可行,具有可操作性。不能只提目的意义、方向目标或存在的问题,没

            有具体的措施和解决的办法。制定实施意见时,要做到主题明确,围绕上级机关制定的某一重大问题、重大政策,必须结合本单位情况,提出贯彻落实的方法、步骤和具体措施等。(7)规定。用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。制订规定不能与国家法规相抵触,规定制订的章节、条款、标准、时限、奖惩、处臵等必须层次分明、明确具体、符合规范要求。(8)函。用于单位之间商洽工作、询问和答复问题,向无隶属关系的有关主管部门请示批准等。应一文一事,不宜一文数事。内容要简短清楚,不可长篇大论,理由的阐述应直接表明态度,简单明了,态度鲜明,申请什么,要求什么,都要开门见山。

            19、标点符号是书面语言里的有机部分,每一个标点符号有一个独特的作用。标点符号包括点号和标号两大类。 点号 --- 句号、逗号、顿号、分号、冒号、问号、感叹号7种。

            标号 --- 引号、括号、省略号、破折号、连接号、书名号、间隔号和着重号8种。

            20、公文要素

            公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印间、附注、主题词、抄送(抄报)机关、印发机关、印发日期和印发份数等部分组成。

            21、公文正文中的结构层次序数的标法

            第一层为?一、?第二层为?(一)?,第三层为?1.?,第四层为?(1)?。如有需要一级标题使用黑体,其它层次字体不变。

            22、行政机关公文主题词

            主题词:用以揭示公文主要内容的规范化的词或词组。标注主题词有助于文书部门依据公文主题及时、快捷的处理公文,同时便于按主题查找、检索公文。主题词的标注顺序是:全面审读公文,确认公文的主题内容;认真进行主题分析,对关键性语句准确精炼的进行主题概括,形成主题概念;在《公文主题词表》中选用最恰当的主题词语,词表中没有所需词时,可选用相关或相邻近的词进行组配,组配不合适或不能组配时,可选用最直接的上位词。 主题标引时应有效把握主题词标引的深度,除类别词和类型词外,一般标注不超过5个词目。

            23、公文的密级分为哪几级?

            答:公文的密级分为秘密、机密、绝密。

            24、公文按处理时限分为哪几类?

            答:公文按处理时限分为平件、急件和特急件三类。如以电报方式传送,则分为平急、加急、特急、特提四类。

            25、公文由哪几部分组成?

            答:公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

            26、简报的特点是什么?

            答:简报的特点是?真、新、快、简、密?。?真?即真实可靠;?新?即内容新颖;?快?即迅速及时;?简?即简明扼要;?密?即具有保密性。

            27、什么是上行文、下行文、平行文和泛行文?

            上行文。指下级机关向所属上级机关的发文,如请示、报告。其行文方向有逐级行文、多级行文、越级行文三种。

            平行文。指平行机关或不相隶属的机关之间的发文,如通知、函。平行文是相互没有隶属关系的同级机关或者不属同一系统的机关之问的行文。这是不分系统、级别、地区、性质的机关之间的行文。机关之间需要彼此联系工作、沟通情况时,可以使用函、知照性通知等文种。

            下行文。指上级机关对所属下级机关的发文,如命令、指令、决定、决议、布告、公告、通告、通知、通报、批复等。下行文是上级机关向所属的下级机关的行文。其行文方式有逐级行文、多级行文、直达基层行文三种。1.逐级行文:即采取逐级下达的方式或只对直属的下一级机关行文。 2.多级行文:即上级机关根据需要同时向所属的几级下级机关行文。3.直达基层行文:即上级机关直接向最基层机关行文.采用这种方式行文的多是无须保密的普通文书。

            泛行文主要是指公文可以同时上行、下行或者平行,还向社会公布。行政公文中的公告、通告即属于此类。

            28、 请示与报告的区别?

            答:一是行文目的不同。?报告并不要求上级机关批复。 ?请示?行文目的是要求审核、批准事项,解决困难,答复问题,请求上级机关批复。二是行文时间有别。?报告?的行文时间大多在事后,也有在事前或在进行中报告的。?请示?要求事前行文,请示的是尚未进行和尚待指示的事项。三是格式写法各异。报告正文部分不得夹带请示事项。请示标题文种明确为?请示?,正文部分提出请示事项,要求上级机关给予指示、批准。

            29、简述对文稿反复修改的必要性及修改应注意的问题?

            答:公文是指导性、规定性和实用性都很强的一种书面材料,它要求表述准确,逻辑严密、行文流畅,更要不断修改,才能写出好的公文来。公文的修改,从主题思想到标点符号都要反复斟酌,主要有:(1)关于主题的修改。看主题思想是否正确,主题的论述是否集中,主题挖掘得是否深刻。 (2)关于观点的修改;修改公文要考虑观点是否正确,表达有无问题。(3)关于材料的修改。材料是公文的基础,有了正确的观点,还要通过恰当的材料表现出来。如果公文只有观点而无材料,或者有了材料而不能说明观点,或者材科过多而湮没了观点,都要对材料进行适当的修改。 (4)关于结构的修改。修政公文的结构,包括公文总体结构修正,起承转合的调整,层次位量的改变以及详略的更动等。

            目的在于使公文更加严谨、畅达、匀称和完整。(5)关于语言的修改。主要是修改不通顺字句、不规范的字以及修改标点符号,以达到语言准确、鲜明、精练、生动的要求。

            30、公文写作人员加强修养应从以下几个方面着手?

            答:(1)完善自我,勇于创新。公文写作人员,要想具备基本的素质,决非一朝一夕之功。这就要有一个不断学习,不断实践,不提高,不断创新的过程。具体说来,公文写作人员要成为新时期格的公文写作人才,就应当不断地从思想政治上、业务水平上、学习上、生活上等各方面完善自我,要不断地迎接挑战,勇于创新,善于创新。在当前,我国正处在社会主义建设从计划经济向市场经济的转型时期,不断有新问题、新局面、新举措、新成果出现,需人们对它们不断地进行新的概括与总结。传统的内容虽然很有价值,但传统的方法是不受欢迎的。公文写作人员应该具有强烈的创新精神,如果拿不出新内容、新思路,找不出新角度,提不出新观点,写出来的公文自然是不受欢迎的。

            (2)博览群书,增长知识。公文写作人员应该具备较宽的知识面。这就要求博览群书,不断地增长知识,努力建构合理的知识结构。所谓?开卷有益?,是说书本凝聚着前人和他人通过实践积累起来的智慧。公文写作人员要勘于、勇于、善于向书本学习,通过不断地阅读,不断地增加知识的营养。读书要傅,持之以恒,细水长流,潜移默化。首先要克服急躁情绪,不要浅尝规止,半途而废;其次要围绕公文写作这个中心,不能随心所欲,漫无边际地泛泛而读,否则,事倍功半。还要脚踏实地,才能水到渠成。

            (3)深入实际,勤学苦练。公文写作不只是一项文字工作,它来源于实践,又反过来指导实践,正所谓?实践出真知?。只有深入实践,才能获得丰富的第一手材料,才能独具慧眼地挑选到内容真实的第二手、第三手材料,才能增长生活经验和丰富社会阅历,才不至于写出俘光掠影、蜻蜓点水式的公文。勤学苦练、锲而不舍、持之以恒,是一切技艺进入佳境的必由之路。公文写作也不例外,只有付出艰辛的劳动,才能写出合格的公文。能否坚持勤学苦练,关键在于要树立为人民服务的祟高理想;只有这样,才能激发出勤学苦练的动力,才能在公文写作这一领域成就一番事业。

            31、 公文的叙事与一般记叙文的不同之点在于什么?

            答:(1)公文的叙事不在于具体记叙事实;而是通过对基本情况或个别事实的叙述来说明一定的问题,以达到反映情况,交流思想、明观点的目的。公文的叙事必须简明、朴实,不作过多的描述。(2)公文中运用叙述的方法主要是顺叙。顺叙就是按照事物的发生、发展的自然顺序或时间顺序进行叙述。公文写作中运用顺叙,容易做到线索清楚,层次分明,便于阅文者迅速掌握事情的发展变化和来龙去脉。公文中的叙述与小说中的叙述不同。(3)在公文写作中运用叙述这一表达方式的同时,还可以根据需要,恰当地运用倒叙,插叙,分叙等方法。

            32、报告的写作应注意什么?

            答:报告的写作:(1)陈述事实要清楚扼要,以汇报工作情况为主的报告,应突出重点,把主要事实讲清楚。但讲清事实不等于把具体达程写得太琐细,要加强文字的概括性。用简明扼要的语方把事情的总体面貌反映出来。(2)表述观点要精练清晰。报告中需要表达报告者观点的地方也不少,汇报工作需要有自我评价,对今后工作操意见成建议,更是以阐述观点为主。报告中凡涉及观点的地方,一定要精练清晰,即文字要少,意见要很明确,切忌吞吞吐吐、含含糊糊,使人摸不清报告者的真实意图。不要说空话、废话,每一条意见都要切实可行。(3)语言要简洁朴实。报告是向上级汇报工作,因而一定要实事求是,不可夸大或缩小事实、不可报喜不报忧,。不可过分强调困难。要老老实实,有一说一,有二说二,少用花哨的形容词,少用含糊不清或过于灵活的概念。报告的格式比较简单。标题多半用?事由加文种?的形式,即?关于……的报告?。正文之前,写受文单位;正文之后,署发文单位和日期。

            33、总结的写作应注意的问题?

            答:总结的写作应注意以下三个方面:(1)回顾工作要实事求是。一般写总结,大部分篇幅用于回顾工作情况:做过哪些工作,是怎样做的,结果如何(即取得哪些成绩和存在什么问题)。回顾工作情况的原则是要实事求是,要真实、准确地反映实际情况。(2)总结经验教训要着眼未来。在回顾工作的基础上总结经验教训,是总结的必要组成部分,除了少数事务性工作总结外,一般较重要的总结,都应从做过的工作中归纳出成功的经验和失败的教训。因为工作是连续不断的,阶段性的总结做得,对以后的工作就有指导或借鉴意义。正因为如此,总结经验教训要有重点,要把重点放在对未来工作有指导或借鉴意义的那些方面,而不应不分主次、平均使用力量。(3)纲目要清晰,文风要平实。总结的标题常见的有单行标题和双行标题两类。双行标题多见于经验类专题总结,正标题或概括主要做法,或突出主要经验,副标题则说明总结的内容。总结的正文常见的写法有两种,一是?分层展开式?,一是?纲目带动式?。?分层展开式?是一种纵式结构,其内容和排列顺序通常是这样的:总体概况、主要成绩及做法、存在问题、经验教训、今后努力方向。?纲目带动式?是—种横式结构,采用夹叙夹议的写法,以议论为纲目,带动具体材料的陈述,内容的几个层次之间是并列关系。

            资料三:秘书工作

            1、 秘书在构思当日工作时,就正常情况而言,应注意哪些问题?

            答:(1)对于尚未办结的重要事项,要构思如何承上启下。

            (2)对于列入计划的紧急事项,要构思上班后如何实施。

            (3)对于重要而不紧急的事项,要构思上班后如何顺便处理。

            2、 秘书修饰个人仪表有何意义?

            答:秘书修饰个人仪表的意义是:

            (1)秘书和秘书机构是机关的门面和窗口。

            (2)秘书的形象问题,直接关系到组织和领导者的信誉与权威

            (3)秘书在上班之前,应注意个人仪表的修饰,以便给人以美好的印象。

            3、为什么秘书应先于他人上班?

            答:(1)可以随时听候领导者的调遣;

            (2)可以提前处理紧急事项;

            (3)可以接待急于办事的外地客人。

            4、秘书提前上班,旨在做好哪些准备工作?

            答:秘书提前上班,旨在有充裕的时间做好如下事项准备工作:

            (1)重新检查送领导者当天签批的文件。

            (2)重新检查当天上午开会的各项会务工作。

            (3)重新检查接待领导者上班车辆的运行情况。

            (4)重新检查对来访客人的接待工作。

            (5)承接领导者临时交办的事项。

            5、秘书在拟定日程表并向领导报告当天工作安排时,应注意哪些事项?

            答:应注意的事项有:

            (1)拟定日程表一定要简洁明了、切实可行,便于领导进行工作。

            (2)拟好的日程表除向领导口头报告外,还必须请领导者过目,并充分听取领导者的意见。

            (3)领导者首肯后,秘书要即刻将日程表印制出来,并呈送领导者一份,自己手执一份,以便付诸实施。

            (4)日程表在实施过程中,如出现变故而难以按预定计划行事时,秘书应与领导者及时沟通,由领导者决定是否改动。

            6、秘书请求工作指示应把握哪些要点?

            答:秘书在请求指示时,应把握以下要点:

            (1)秘书请示的内容一般为:事关大局而又无权处理的问题,难度较大而又无力解决的问题,以及超出秘书职责范围的问题。而对于在常规性工作中出现的问题,秘书则不必事事请示。

            (2)秘书在请示工作时,要做到主旨明确,要言不烦,态度谦和。切忌面面俱到,语言冗长,恃才不恭。

            (3)秘书要注意请示方法的选择, 把握好请示的时机和分寸。

            (4)领导者在口头指示时,秘书要凝神聆听,必要时可做记录,然后予以复述。如果没有听清,或者有不理解之处,秘书应当面提出,请领导者予以解答。

            7、秘书下班之前如何?突击未了事宜??

            答:面对下班前的突击事项,秘书应做到以下几点:

            (1)秘书要以?正常上班?的心态应对未了事宜,善始善终,一丝不苟。不可因行将下班而心神不定,以至手忙脚乱,失去条理,或草率处理,敷衍应付。

            (2)秘书仍要本着急事先办的原则,集中力量,加快速度,在有限的时间内办结必办之事。

            (3)如果个人的力量不足,秘书们应分工合作,协同突击,以保证下班之前办结必办之事。

            8、秘书在浏览当日收文时必须把握哪些要领?

            答:(1)尽快从繁琐事务中解脱出来,静下心来认真阅读当日来文,以及下级组织请求批准的来文。

            (2)秘书在有限的时间内阅读大量来文,以采用泛读、扫读、跳读等模糊阅读方式为宜,旨在迅速获取有价值的信息,从中筛选出急需送领导者阅示的重要来文。

            (3)为方便领导者对重要来文的阅示,秘书可按照行文目的,将来文分为办件和阅件;分送有关领导者或有关部门机关。

            9、秘书怎么样整理当日的文件资料?

            答:秘书整理文件资料的工作内容有以下个方面:

            (1)秘书在浏览的基础上,要对文件资料初步加以分类、排序和存放。凡需要领导者及有关部门当天阅知或指示的文件,秘书要及时分送。

            (2)凡暂缓办理的文件及内部交换资料,秘书要如数收藏在保密柜里,并注意上锁,以防失泄密。

            (3)凡当天收到的报纸、杂志,秘书要逐一归类和摆放,使其各就各位。

            10、秘书记录当天大事时应做到哪几点?

            答:秘书记录当天大事时,应做到:

            (1)及时。记录大事,一定要当日事当日记,不可拖延,不能积压。

            (2)客观。所记大事,一定要秘书逐项核查,使内容与事实相符,不可靠想象、推测去做记录。

            (3)全面。记录当天大事,一定要反映工作全貌,如实记录有备查价值和认识价值的重大事项,不可挂一漏万,也不可有闻必录。

            (4)记录大事还要简明扼要,使人一目了然。

            11、秘书下班后继续工作应防止哪些不良情绪?

            (1)烦躁。秘书要自觉抵制由压力而产生的烦躁情绪,心平气和地继续工作。

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