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            秘书职场礼仪

            文章分类:礼仪知识 - 职场礼仪 发表时间:2017-4-24 8:46:56

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            秘书职场礼仪

              秘书在职场上起着很大的作用,那么你们知道秘书的职场礼仪是什么吗?下面是为大家准备的秘书职场礼仪,希望可以帮助大家!
              接待来访的礼仪
              来访者进入办公室时应马上站立,由桌后走出并握手问好。如当时正在接电话应马上结束通话,或请客人稍等,并表歉意。若客人先到,应表示歉意并简单解释延误原因。
              客人坐定之后再坐,客人离开时应站立并送客人至门口或电梯处。
              客人讲话时要认真耐心听,中途不要做其它接听拨打电话之类的事。
              不要随意拍板,不要轻易许诺。不同意对方观点,要克制恼怒。
              如果会见时出现某些使你为难的场面,可以直截了当地拒绝某一要求,也可以含蓄地暗示自己无法做到,或者干脆说明自己的难处来回避你不愿谈的问题。无论采取哪种方式都得注意礼貌用语和神态。
              搭乘电梯的礼仪
              在电梯门口处,如有很多人在等候,此时不要挤在一起或挡住电梯门口,以免妨碍电梯内的人出来。先让电梯内的人出来之后方可进入,不可争先恐后。
              男士、晚辈或下属应站在电梯开关处提供服务,让女士、长辈或上司先行进入电梯,随后自己再进入。
              与客人一起搭乘电梯时,应为客人按键,并请其先进出电梯。
              电梯内不可抽烟,不能乱丢垃圾、吐痰,并尽量少说话。
              在电梯里,尽量站成“凹”字形,挪出空间,以便让后进入者有地方可站。
              即使电梯中的人都互不相识,站在开关处者,也应做开关的服务工作。
              给客人引路时,要注意以下的礼仪小细节:
              1、在走廊引路时
              A、应走在客人左前方的2、3步处。
              B、引路人走在走廊的左侧,让客人走在路中央。
              C、要与客人的步伐保持一致。
              D、引路时要注意客人,适当地做些介绍。
              2、在楼梯间引路时让客人走在正方向(右侧),引路人走在左侧。
              3、途中要注意引导提醒客人拐弯或有楼梯台阶的地方应使用手势,并提醒客人“这边请”或“注意楼梯”等。
              秘书接听电话
              (1)接听电话礼仪
              电话铃响应立即去接,一般电话铃响不超过三次。
              首先致以简单问候。如“早上好”或“您好”,语气柔和亲切。外线电话报单位名称,内线电话报部门或岗位名称。然后认真倾听对方的电话事由,如需传呼他人。应请对方稍候;如是对方通知或询问某事,应按对方要求逐条记下,并复述或回答对方,记下时间、地点和姓名。最后对对方打来电话表示感谢,等对方放下电话后,自己再轻轻放下。
              (2)拨打电话礼仪
              首先将电话内容整理好,正确无误查好电话号码后向对方拨出号码。对方接听后应致以简单问候,并作自我介绍。然后说明要找的通话人的姓名或委托对方传呼要找的人,如确定对方为要找的人应致以简单的问候。接着按事先准备的通话内容逐条讲述,确认对方明白或记录清楚后,应致谢语、再见语。最后等对方放下电话后自己再轻轻放下。
              (3)通话时的声音礼仪
              首先,咬字要准确。通话时如果咬字不准,含含糊糊,就难让人听清听懂。其次,音量调控。音量过高会令人耳鼓欲裂;音量过低,听起来含糊不清。第三,速度适中。通话时讲话的速度应适当的放慢,不然就可能产生重音。最后,语句简短。通电话时所使用的语句务必精炼简短,不仅可以节省对方的时间,而且会提高声音的清晰度。
              在电话接听过程中要特别注意避免以下不礼貌现象出现:
              无礼。接待人员接听电话时不以礼相待,或电话铃响迟迟不接,或者对客人的来电内容追根问底,或表示出不耐烦的情绪等等。
              傲慢。接电话时盛气凌人,语气不好。
              有气无力、不负责任。在接待中无精打采,有气无力,对客人的电话不负责任,承诺不兑现。
              急躁。接听电话时不等对方说完自己抢话说,或一口气说得太多太快,或未等对方把话讲完就挂机。
              优柔寡断、拖泥带水。回答对方的问题似是而非,犹犹豫豫,毫无把握。
              态度粗鲁、语言生硬。如连续听到几个打错的电话便出口伤人。

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